GTDの自分的実践⑦

《文書が見つからない》
仕事のリスト化をノートで行っていることの最大のデメリットは、検索性のなさです。
メールを貼り付けることにより、メール文書に関しては、リストからの検索性があがっています。
単語での検索などの場合、WordやExcel文書ならすぐ検索できますが、紙の場合はそうはいきません。
そこで、ノートを補完するためにパソコン内の検索性を高める工夫を施しました。

まずは、ファイル名の名づけ方です。
基本、「日付＋用件」とフォーマットと決め、ざっくり文書用の大きなフォルダに入れることにしました。
前はきちっとフォルダ作成ルールを決めて管理していたのですが、これが結構煩わしい。なので、マニュアルなど体系的に管理しなくてはならない文書以外は、ファイル名の頭に日付を入れることにしたのです。これはメールの添付ファイルを保存する場合にも適用します。

これは昔読んだ、野口悠紀雄さんの『「超」整理法』という本の応用です。
「超」整理法はざっくりいうと、「押出しファイリング」法という時系列での文書管理の方法です。
「超」整理法の詳細は、ここ

で、これをサポートする、強力な検索ツールが、 Googleデスクトップです。Googleの検索技術をパソコン内のファイルにも拡張したツールで、WORDやExcel、pdfやテキスト・メールなど、通常仕事で使うであろうファイルでは全文検索も可能で必要なファイルを柔軟なキーで検索できるのです。
これにより、リスト化されたノートの情報から必要なキーワードでパソコン内の情報を検索でき仕事の効率がよくなったのです。
なによりファイルを保存したフォルダを覚えなくてよくなったのがいいですね。